Optimierte Prozesse im Büro –
mehr Zeit auf der Baustelle!
Ein Podcast über WIENERT ZEITGEWINN
Jörg Wienert
Jörg Wienert im Interview ...
Herr Wienert, viele IT- und Prozessberater kennen das Handwerk nur aus der Theorie. Sie standen bis vor Kurzem noch selbst auf dem Dach. Wie kam das?
Das stimmt. Ich war Projektleiter und auch Monteur für Photovoltaikanlagen und Dachsanierungen. Da steht man im Wind, schleppt Material und baut Unterkonstruktionen auf. In dieser Zeit habe ich hautnah gespürt, wo der eigentliche Schmerz im Handwerk liegt: Nicht in der körperlichen Arbeit auf der Baustelle, sondern an der Schnittstelle zum Büro. Wenn wichtige Zettel im Transporter verschwinden, Absprachen für die Disposition fehlen und man abends nach Feierabend noch ewig Angebote oder Berichte tippen muss, bremst das die eigentliche Wertschöpfung massiv aus.
Ist das dieses „administrative Chaos“, von dem Sie oft sprechen, wenn Betriebe wachsen?
Exakt. Eigentlich freut man sich als Unternehmer über volle Auftragsbücher. Aber wenn das Wachstum nur noch mehr E-Mail-Pingpong, WhatsApp-Nachrichten, Sucherei und Papiersalat bedeutet, wird es zur Belastung. Man verliert den Freiraum und reagiert nur noch auf Probleme, statt den Betrieb zu steuern. Mein Ziel war es, genau diese Zeitfresser und Fehlerquellen abzustellen – und zwar mit Werkzeugen, die den Leuten den Rücken freihalten, statt sie zusätzlich zu stressen.
Da kommt dann Künstliche Intelligenz (KI) ins Spiel. Aber ganz ehrlich: KI klingt für viele kleine und mittelständische Betriebe erst mal nach Science-Fiction …
Das verstehe ich absolut. Aber wir reden hier nicht von Robotern, die über den Hof laufen. KI ist für mich einfach ein hervorragendes, digitales Werkzeug. Sie kann heute beispielsweise Kundenanrufe vorsortieren, Daten aus Baustellendokumentationen fehlerfrei ablegen oder bei der Angebotserstellung helfen, damit kein Geld auf der Straße liegen bleibt.
Mein Leitsatz ist: Pragmatismus vor Hype. Die Technik muss morgen im Alltag funktionieren, ohne Technik-Kauderwelsch und komplizierte Fachbegriffe.
Wie gehen Sie vor, wenn ein Inhaber zu Ihnen sagt: „Herr Wienert, wir versinken im Büro-Kram, helfen Sie uns“?
Bevor wir blind irgendein neues System einführen, schauen wir uns erst mal die echten Abläufe an. In meinem KI-Potenzialcheck durchleuchten wir in nur vier Stunden die Prozesse, um die wahren Engpässe zu finden. Wir identifizieren Doppelarbeit, Medienbrüche und Zeitfresser. Erst wenn wir dieses Fundament sauber aufgeräumt haben, konzipieren wir die KI-Automatisierungen, die genau an diesen Engpässen ansetzen.
Viele Inhaber haben Angst, dass so eine Umstellung den laufenden Betrieb lahmlegt. Ist das berechtigt?
Das ist eine häufige Sorge, aber sie ist unbegründet. Wir stülpen dem Betrieb kein gigantisches IT-Projekt über. Alles läuft parallel zum Tagesgeschäft. Wir setzen schrittweise kleine, aber extrem wirkungsvolle Automatisierungen um – oft einfach in den Systemen, die der Betrieb ohnehin schon nutzt, wie Microsoft 365, bestehenden Handwerkersoftwares oder DATEV-nahen Prozessen. Niemand im Team wird überfordert, und der Betrieb bleibt voll arbeitsfähig.
Was passiert, wenn die KI-Systeme eingeführt sind? Lassen Sie die Betriebe dann damit allein?
Im Gegenteil. Mir geht es um langfristig stabile Abläufe und echte Handschlagqualität. Mit unserem „Unternehmensprogramm“ begleite ich Betriebe auf Wunsch für volle 12 Monate. Ich bleibe der feste Ansprechpartner für das Team, helfe bei Fragen und justiere die Systeme nach, wenn sich im Betriebsalltag Abläufe ändern. So wird aus einem einmaligen Projekt ein nachhaltiger, zukunftssicherer Erfolg.
Handwerker, Prozessoptimierer, KI-Experte – woher haben Sie eigentlich Ihr fachliches Fundament, um all das technisch und strategisch zu vereinen?
Meine kaufmännische Basis bildet mein BWL-Studium an der Ludwig-Maximilians-Universität (LMU) in München, das ich als Diplom-Kaufmann abgeschlossen habe. Danach folgten viele Jahre als Management- und Prozessberater sowie als IT-Berater, unter anderem beim Aufbau von IT-Infrastrukturen und der Strukturierung von Unternehmensprozessen. Ich kenne also beide Welten: Die unverblümte Realität auf dem Dach und die strukturierten IT-Abläufe im Hintergrund. Dieses gesammelte Wissen, ergänzt durch meine Fortbildungen im Bereich KI, gebe ich heute nicht nur an meine Kunden weiter, sondern auch als Dozent an der KI Pionier Akademie. Genau diese seltene Mischung macht es mir heute möglich, dem Mittelstand maßgeschneiderte, jargon-freie Lösungen zu bauen.
Zum Abschluss des Gesprächs werfen wir noch einen Blick nach vorn. Herr Wienert, wenn Sie auf Ihre Arbeit und die Betriebe schauen, die Sie begleiten – was ist Ihre langfristige Vision?
Meine Vision ist ganz klar die digitale Souveränität der Unternehmen!
- Ich möchte, dass Handwerker und mittelständische Unternehmer wieder das tun können, wofür sie angetreten sind: Echte Werte schaffen. Die Technik und die KI sollen dabei niemanden ersetzen, sondern wie ein extrem verlässlicher Copilot im Hintergrund wirken
- Ein System, das mitdenkt, Routineaufgaben lautlos erledigt und dem gesamten Team den Rücken freihält. Wenn der Inhaber abends mit einem leeren Schreibtisch und einem freien Kopf nach Hause geht, weil er weiß, dass sein Betrieb profitabel wächst, ohne dass die Verwaltung explodiert – dann habe ich meinen Job richtig gemacht.“
Jörg Wienert
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Jörg Wienert ist Dozent an der KI-Pionier Akademie